Handtekening legaliseren door een notaris

Door notarissen en instanties wordt vaak gevraagd om de handtekening van de ondertekenaar onder een stuk te laten legaliseren. Waarom wordt een legalisatie gevraagd en hoe gaat het in zijn werk?

Waarom legaliseren?

Het is belangrijk dat met zekerheid vaststaat dat u zélf het document heeft ondertekend en niemand anders. Ook is de regelgeving op dit gebied van het vaststellen van de echtheid van legitimatiebewijzen sterk toegenomen. Daarom wordt de handtekening op het document gelegaliseerd en een controlestempel op de kopie van het legitimatiebewijs geplaatst (nadat het legitimatiebewijs is gecontroleerd op o.a. echtheid). Legalisatie betekent dat een notaris vaststelt dat u inderdaad zélf het document ondertekent. Op deze wijze kan achteraf geen onenigheid ontstaan over de echtheid van uw handtekening (en wordt de kans op verkeerd gebruik sterk beperkt).

Waar legaliseren?

Iedere notaris in Nederland is bevoegd uw handtekening te legaliseren. De notaris die uw handtekening legaliseert, kan hiervoor kosten in rekening brengen. Als het gaat om legalisatie van stukken van ons eigen kantoor en u zet de handtekening op ons kantoor zelf, dan is de legalisatie gratis.

Hoe legaliseren?

U zet uw handtekening onder het document op ons notariskantoor. Hiervoor is een afspraak maken op het notariskantoor wenselijk.

U moet bij uw bezoek de volgende zaken meenemen:

Het te legaliseren document.
Een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart, Nederlands rijbewijs of een vreemdelingendocument).

Stappen legalisatie

U zet uw handtekening in het bijzijn van de notaris of één van zijn medewerkers en u toont daarbij uw legitimatiebewijs.
De notaris legaliseert vervolgens uw handtekening door te verklaren dat u de handtekening ter plaatse op het document heeft gezet
Er wordt een een kopie van uw legitimatiebewijs gemaakt. Op die kopie wordt een verklaring gezet dat het legitimatiebewijs is gecontroleerd conform de voor het notariaat geldende regelgeving.
Vervolgens stuurt u het gelegaliseerde document met een kopie van uw legitimatiebewijs (met daarop de verklaring dat het legitimatiebewijs is gecontroleerd) terug of u laat deze bij ons achter (als het gaat om een document van GVON zelf).

Apostille

Soms is alleen een legalisatie niet voldoende en moet de handtekening van de notaris ook nog op echtheid worden gecontroleerd door de Rechtbank. Dit heet een apostille.